Surat Keputusan Kepanitiaan di Madrasah, Perlukah?

Oleh: Ustd. Hj. Maria Ulfa, S.Pd., M.Si
“Administrasi adalah seni dan ilmu yang membentuk masa depan lembaga”.

Madrasah sebagai salah satu lembaga pendidikan tidak hanya berfungsi untuk mentransfer ilmu pengetahuan, tetapi juga menanamkan nilai-nilai kebangsaan, spiritual, serta mengembangkan potensi siswa. Oleh sebab itu, terdapat banyak sekali kegiatan tambahan di madrasah selain kegiatan belajar mengajar di kelas. Agar kegiatan tersebut terlaksana dengan baik maka perlu dibentuk kepanitiaan.

Idealnya, sebelum panitia kegiatan memulai kerjanya atau sebelum penggunaan anggaran kegiatan, Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan sudah diterbitkan. Adapun SK tersebut diterbitkan oleh kepala madrasah sebagai penanggung jawab tertinggi terhadap seluruh kegiatan di sekolah dan dibantu oleh sekretariat sekolah (Bidang Tata Usaha). Selanjutnya, sekretariat sekolah bertanggung jawab atas pengetikan, penomoran, pengarsipan, dan pendistribusian SK kepada pihak-pihak terkait.

Penerbitan SK Kepanitiaan ini sangat diperlukan pada setiap kegiatan. Pertama, landasan formal dan legalitas. SK Kepanitiaan memberikan keabsahan formal dan melindungi panitia pelaksana jika ada masalah di kemudian hari. Pembagian tugas, tanggung jawab kerja, dan kewenangan sudah ditetapkan secara tertulis dalam pemuatan SK.

Alasan kedua, kejelasan tugas dan tanggung jawab masing-masing panitia. Dalam urain SK dimuat daftar anggota panitia beserta jabatan dan tugasnya sehingga memudahkan evaluasi dan pelaporan setelah kegiatan selesai.

Alasan berikutnya, persyaratan administrasi dan anggaran. SK Kepanitiaan menjadi salah satu syarat yang harus dilampirkan untuk pengajuan dana kegiatan sekaligus termasuk lampiran wajib dalam penyusunan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan.

Selain itu, SK Kepanitiaan merupakan bukti otentik partisipasi guru/ staf yang terlibat dalam kegiatan di madrasah yang dapat digunakan untuk penilaian kinerja.

Adapun kegiatan rutin yang sudah menjadi tugas harian dan mingguan tidak memerlukan SK terpisah, misalnya upacara bendera setiap Senin, piket harian guru, dan kegiatan belajar mengajar normal di kelas. Begitu pula kegiatan lain yang sudah masuk dalam job description.

Berbeda dengan kegiatan yang melibatkan penggunaan anggaran, keputusan yang mengikat banyak pihak, serta pelaksanaan tugas tambahan di luar jam mengajar normal, maka perlu diterbitkan SK sesuai kebutuhan administratif.

Pada setiap kegiatan di madrasah meskipun bukan kegiatan besar, penerbitan SK Kepanitiaan tetap disarankan. Hal tersebut untuk menjamin kejelasan tugas pihak-pihak yang terlibat, akuntabilitas anggaran, dan legalitas pelaksanaan kegiatan tersebut.